Bien aborder la transformation digitale de son entreprise nécessite l’installation de différents logiciels professionnels. Dans un but de réduction des coûts et d’optimisation de l’organisation, la gestion électronique des documents (GED) constitue une solution pratique et performante. Il est dès lors essentiel de bien anticiper son déploiement en interne.
Organiser le déploiement de la gestion électronique des documents
L’intégration de la GED au sein de votre société se fait après une bonne préparation de vos services. Cela passe par l’identification des besoins et des habitudes de travail, ainsi que par la prise en compte de certains critères. Parmi ces critères on retrouve : la taille de la structure, la type d’activités, les contraintes réglementaires… La prise en charge des systèmes numériques déjà en place est également à considérer.
Un logiciel de GED est compatible avec d’autres solutions numériques, comme une suite ERP, un progiciel de comptabilité ou de paie. Cela permet de simplifier la dématérialisation des documents administratifs, sans oublier les opérations de stockage, de gestion et de classification.
Une offre de services pour mieux encadrer la disponibilité de la GED en entreprise
Il est recommandé de recourir aux services d’un expert pour assurer le déploiement de la GED. Cet expert assurera également son suivi et sa maintenance. L’accompagnement peut se concrétiser avec différentes prestations :
- un service technique disponible pour une intervention sur place ou à distance : ce dernier se fait généralement par une gestion téléphonique ou en ligne ;
- la mise en fonctionnement du système ;
- un contrat de maintenance ;
- des prestations de type SaaS (Software as a Service) avec des mises à jour régulières du système. Cela concerne, entre autres, la sécurité et la confidentialité des données.
Des sessions de formation sont organisées pour familiariser vos équipes avec les différents modules et fonctionnalités de la GED. La mise en condition est ainsi immédiate en impliquant vos collaborateurs dans la concrétisation de votre projet.
Gérer avec efficacité les flux de données de son entreprise
Le déploiement de la GED se distingue aussi par l’accessibilité du système. L’usage et la consultation peuvent se faire à partir de différents médias tels que les ordinateurs portables ou les smartphones. En plus d’une communication effective entre les services de l’entreprise, cette solution numérique vous accompagne dans vos déplacements. Elle préserve ainsi votre mobilité professionnelle. Il s’agit donc non seulement d’installer un logiciel, mais aussi d’élaborer un véritable écosystème dédié à la gestion de vos données personnelles.
En considérant les exigences de sécurité et d’accessibilité, la mise en place de la GED s’adapte à tout type d’activité professionnelle. La compatibilité avancée du système est un atout complémentaire des fonctions de dématérialisation, d’archivage et de consultation des données répertoriées.