Réussir le déménagement de son entreprise passe avant tout par la communication. Il est tout d’abord important de mobiliser ses collaborateurs. Ensuite, il faut contacter les administrations nécessaires afin de compléter chaque démarche administrative. Enfin, il est important d’informer prestataires, partenaires ou encore clients de l’entreprise.
Déménagement de l’entreprise : la communication interne
Le déménagement d’une société a une incidence directe sur la vie des employés. Cela modifie en effet leurs trajets et possiblement leur organisation familiale (loisirs et garde des enfants). Pour que la nouvelle soit bien acceptée, il est donc important de l’annoncer en amont. Vos collaborateurs pourront ainsi s’y préparer au mieux. Une visite des nouveaux locaux, plusieurs mois avant le déménagement, peut permettre de concrétiser le projet et de créer de l’enthousiasme.
Il est également important de tenir l’ensemble de la société au courant de l’avancement du déménagement. Un livret d’accueil qui recensera les informations autour du nouveau lieu de travail peut être préparé et donné à chaque employé.
Essayez également d’être disponible pour répondre à toutes les questions avant, pendant et après le déménagement. N’oubliez pas que certains de vos employés devront peut-être faire face à un surcroît de travail lors du transfert de machines industrielles, par exemple. Vous devez donc les motiver.
La communication externe
Il est bien entendu indispensable d’avertir partenaires et clients d’un déménagement. Mais cela n’est pas suffisant. Le déménagement d’une entreprise peut parfois être mal perçu : trajet plus long pour le client, perte des habitudes… Vous devez donc mettre en avant ses avantages :
- diminution des charges (et donc des prix)
- accueil plus agréable
- équipe rassemblée
- entrepôts plus grands
- développement des services proposés
Pour communiquer autour de ce déménagement, vous pouvez commencer par prévenir l’ensemble de vos contacts par e-mail et installer une bannière sur votre site web. Demandez aussi à vos employés de mettre en valeur la nouvelle adresse dans leur signature. Il est important de prévoir des panneaux directionnels vers votre nouvelle adresse afin que votre société soit facilement repérable.
Pour que cet événement soit bien intégré par tous, vous pouvez organiser une petite fête qui permettra de faire découvrir vos nouveaux locaux à l’ensemble de vos partenaires. Ces derniers se rencontreront ainsi dans un cadre sympathique.
Les démarches administratives en amont du déménagement
La communication administrative est certes moins amusante, mais indispensable. Vous devez prévenir l’ensemble des organismes de votre changement d’adresse (impôts, registre du commerce…). Réalisez le transfert de votre siège social avec rigueur. N’oubliez pas non plus d’effectuer un transfert d’adresse pour votre courrier.
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